Bättre samarbeten med digital dokumenthantering

Hur digitalisering uppmuntrar till samarbete

Innan vi ens drömde om hur teknik skulle kunna möjliggöra samarbete på nya och spännande sätt, sa Charles Darwin: ”Det är mänsklighetens långa historia som säger att de som lärde sig att samarbeta och improvisera blev mest effektiva.” Kontorsautomatisering förbättrar tillgången till information och uppmuntrar till kreativ problemlösning. All behörig personal ges insyn i affärsprocesser som påverkar deras jobb. Medarbetare kan själv leta upp information istället för att kontakta någon på en annan avdelning och eventuellt störa dem. Man blir van vid roller, grupper och ansvar. Med hjälp av automatiserade arbetsflöden har alla inblandade insyn i varje steg i en process och vet vad den går ut på.

Gartners analytiker Christie Struckman noterar i en ny rapport (Changing Behaviors: From Working in Silos to Working Collaboratively) om förändring av beteenden: ”Förändrat samarbete kräver att både individer och grupper börjar arbeta på olika sätt, att fatta beslut annorlunda och att inte längre ha någon som är den enda som kan en sak“. Hon poängterar att en atmosfär, där samarbete blomstrar, kräver förändring i tankesätt såväl som i användande av teknik. Det handlar om att få människor att se bortom de uppgifter som står i deras faktiska arbetsbeskrivningar och istället fokusera på hur de kan öka värdet för organisationen som helhet.

Digital dokumenthantering

När en organisation implementerar dokumenthantering och kontorsautomatisering lagras alla dokument digitalt. Det innebär ett team kan fatta beslut med samma information och utifrån samma dokument. De kan göra noteringar direkt på dokumentet eller redigera det med versionskontroll, för att hålla reda på förändringar och vem som har gjort vad. Det kommer inte längre att finnas flera dokumentversioner av ett dokument som hör till en och samma arbetsuppgift, vilket minskar fel och effektiviserar samarbetet. Detta underlättar dessutom förståelsen av en process från början till slut.

Fem sätt för att arbeta mer effektivt

1. Alla använder samma digitala verktyg och det främjar tvärfunktionell kunskapsöverföring och samarbete. En och samma dokumenthanteringslösning kan anammas av hela företaget.

2. Mobil åtkomst till arbetsflöden minskar kommunikationsmissar som kan uppstå när team och avdelningar är decentraliserade och geografiskt fördelade.

3. Avancerade säkerhetsfunktioner skyddar data och intellektuellt kapital samtidigt som informationsflödet görs tillgängligt för behöriga användare.

4. Dokumenthanteringslösningar definierar individuella och kollektiva roller istället för namngivna individer. Det ger medlemmar i arbetsgrupper möjlighet att betrakta sina team och sin organisation i ett bredare perspektiv.

5. Intuitiv dokumenthanterings- och kontorsautomatisering tar över repetitiva rutinuppgifter från medarbetare och skapar mer tid över för meningsfullt arbete.

Automatiserade arbetsflöden

Införandet av en lösning för dokumenthantering och automatisering av arbetsflöden ökar möjligheterna att dela idéer om processförbättringar. Centralkontor, distansarbetare och geografiskt fördelade team får samma tillgång till information och processerna blir fullständigt transparenta.

By |2019-02-19T14:32:05+00:00december 18th, 2018|Dokumenthantering|