Alla som har rekryterat vet hur otroligt rörigt det blir så fort man har fler än tre kandidater för en tjänst. Det kan ibland vara argumentet för att använda en dyr rekryteringsbyrå. Man klarar helt enkelt inte av att hantera processen internt.

Om du är rädd om ditt företags rykte måste du säkerställa att alla som söker jobb hos dig får en bra upplevelse, oavsett om dom får jobbet eller inte. Bortglömda ansökningar, brist på återkoppling och röriga intervjuer ger en dålig bild av er som arbetsgivare och kan göra att toppkandidater hoppar av. Därför behöver du säkerställa att ni har en smidig rekryteringsprocess.

Rörig rekrytering

En rörig process leder även ofelbart att man bryter mot GDPR. Till exempel så kan det handla om en brist på godkännande om lagring av personuppgifter eller bortglömda CV:n på den delade hårddisken. Alla uppgifter som direkt eller indirekt på något sätt kan kopplas till en specifik person omfattas av GDPR, även listor, anteckningar eller kalkylark som skickas via mejl.

Väl definierad och smidig rekryteringsprocess

Med en väl definierad process och ett flexibelt IT-stöd kan man hantera många parallella rekryteringar med ett stort antal kandidater utan att tappa kontrollen. Det finns en rad skräddarsydda rekryteringssystem på marknaden. Och dom är jättebra på rekrytering, men tyvärr bara just det – rekrytering. Det kan även bli kostsamt för mindre företag med ett specialsystem enbart för rekryteringsprocessen.

Istället för ett specialsystem kan man istället ordna stödet från ett system som klarar vilka processer som helst. Som ett dokument- och ärendehanteringssystem. Där kan ni själva bestämma hur rekryteringsprocessen skall se ut.

Rekryteringsprocessen skulle kunna se ut så här:

  1. Ansökan mottages och GDPR-säkras – Bilagor som CV och personligt brev läggs i tryggt förvar i systemet.
  2. Initial bedömning av ansökan – Om kandidaten inte är lämplig för jobbet går ett tackmail ut automatiskt och kandidaten lyfts ur processen.
  3. Kallelse till intervju – Systemet kallar till intervju och mötet läggs in i kalendern.
  4. Utvärdering efter mötet – Om kandidaten inte går vidare skickas ett mail där man tackar och kandidaten lyfts ur.
  5. Ytterligare kvalificering – Man kan också poängsätta kandidater och skapa en lista med finalister som får göra tester och komma på ytterligare intervjuer.
  6. Arkivering av informati0n – När valet gjorts och vinnaren anställts kan rekryteringsprocessen stängas och all information arkiveras.
  7. Tillgänglig information – Kanske finns det bra kandidater ni kan kontakta nästa gång det är dags att rekrytera. All information finns då strukturerad i systemet.

Processen ovan är ett exempel och den går givetvis att utforma på många olika sätt, beroende på hur ni vill rekrytera. Man kan utöka processen att inkludera onboarding av nyanställda och mycket annat.

Ladda även ned vår guide ”Bli fri från papper på 90 dagar” där du kan läsa om best-practices kring införandet av ett system för dokumenthantering.

Guide - Best-practices kring att införa ett dokumenthanteringssystem | Dokumenthantering