Undvik e-mail bilagor
Det finns en mängd olika anledningar till varför du ska undvika e-mail bilagor (attachments). e-mail har gjort det möjligt för oss att osynliggöra de fysiska pappershögarna och den interna snigelposten. Det i sin tur innebär utmaningar för många organisationer och verksamheter, eftersom rutinerna för hanteringen av informationen är otydlig. Nedan listar vi sju anledningar till varför ni ska sluta maila bilagor.
1. Filer som multipliceras
Bilagor som skickas runt multipliceras snabbare än Gizmo i filmen “Gremlins”. Man vill alla väl och man kan tro att det är en helt oskyldig bilaga, men i själva verket får mailet vatten på sin kvarn så fort du klickat på “send”. Innan du vet ordet av så finns det en massa olika versioner som envist biter sig fast, lagrade i olika gemensamma mappar, på din och dina kollegors datorer, inkorgar, mm.
2. Olika versioner
Förutom fil-multiplicering är en av de största anledningarna till att undvika att skicka bilagor via mail utmaningen i att hålla koll på de olika versionerna. Vilken är den senaste versionen? Vad har ändrats och av vem? Att korrläsa de olika dokumenten i jakt på små ändringar är otroligt tidsineffektivt. Lagra istället filerna digitalt på en gemensam plattform där versionerna uppdateras direkt och dela istället en åtkomstkontrollerad länk med dina kollegor.
3. Filer som inte når fram
Hur mycket data som kan lagras i ett system varierar, men det finns alltid en maxgräns. Det gäller även när det kommer till e-mail. En full inkorg innebär att inkommande post kan avvisas av systemet, dvs “studsa”. Därmed finns det en risk för att e-post som skickas faktiskt inte når mottagaren. Genom att använda sig av ett system som DocuWare där aktivitetshistoriken är synlig kan man säkerställa att rätt personer har tagit del av informationen.
4. Spårbarhet
När du raderar e-mail som innehåller en bilaga så raderas även bilagan. Det här gör att du kan glömma varifrån, dvs. från vilken avsändare bilagan kom ifrån. Om du dessutom själv regelbundet raderar skickade mail har du ingen aning om vem du skickat vilken bilaga till.
Moderna system kan kopplas till en statistikmodul som gör att du kan se hur många som använt länken och tagit del av informationen.
5. Säkerhet
Vad skulle hända om någon fick tag på en användares inloggningsuppgifter? Med en välfylld inbox och ett stort antal dokument lagrade kan en extern person med tillgång till mailkontot i lugn och ro plöja igenom “kan vara bra att spara”-information, läsa mailkonversationer, se kalendrar och kartlägga företagets rutiner.
Men, även om ni inte blir utsatt för intrång, så är det är lätt att bilagor hamnar på vift utan att vi vet om det. Mottagaren kanske vidarebefordrar ett mail innehållande en frågeställning till en kollega, hen i sin tur vidarebefordrar mailet med frågeställningen (inklusive bilagan) till en leverantör… För trots det inte handlar om “rikets säkerhet” så är det inte heller säkert att informationen nödvändigtvis är någonting som ni vill sprida.
6. Fel eller ingen bilaga alls
Det här är visserligen en parentes i sammanhanget, men de flesta (om inte alla), har någon gång skickat iväg ett mail och helt missat själva bilagan. Givetvis går detta att undvika genom att direkt spara bilagor på rätt ställe och kopplat till rätt projekt.
Det motsatta problemet, att skicka helt fel fil, kan däremot visa sig bli förödande.
7. Miljöpåverkan
Sist men inte minst, någonting som många inte tänker på är miljöpåverkan. Pappersposten går mot sin undergång och digitaliseringen är en stor bidragande faktor. Men alla e-mail vi skickar lämnar ett sk “digital footprint”.
- Att skicka 65 e-mail motsvarar att köra en medelstor bil ca 1km (258gCO2e)
- Att skicka 10 e-mail innehållande en stor bilaga motsvarar att bränna ca 240g kol. (100gCO2e)
Att dessa bilagor sparas, vidarebefordras och lagras sedan på olika servrar och förbrukar också energi. Ju större e-mail storlek och ju fler personer vi inkluderar i våra e-mailtrådar och ju fler personer som sparar en varsin kopia på olika ställen – desto mer data förbrukar vi.
Hur länge sedan var det du rensade din inkorg? Hur många e-mail, bilagor och andra dokument sparar vi inte bara för att de “kan vara bra att ha”?
Slutsats
Självklart finns det gånger då det helt enkelt inte går att undvika att bifoga dokument till ett e-postmeddelande. Det kan handla om en leverantör som inte har kommit lika långt på sin digitaliseringsresa eller någon internt som ännu inte hoppat på digitaliseringståget. Kanske envisas de till och med fortfarande med att skriva ut papperskopior eftersom att det är “säkrast så”.
Men för att vara säker på att rätt information når rätt personer gäller det att det finns en rutin kring hur filer delas och att det är förankrat i hela organisationen.
Säkerställ att det sparas en kopia samt ett original på ett ställe där den finns tillgänglig för alla. Se till att det finns en tydlig mappstruktur så att den är lätt att hitta. På så sätt sparar ni tid, ökar er effektivitet, minskar ert “digital footprint”.