Dokumenthantering är en viktig process inom verksamheter och organisationer för att hantera, organisera och arkivera olika typer av dokument och information. Det inkluderar allt från skapandet av dokument till att säkerställa att de är tillgängliga för användare och att de arkiveras på ett lämpligt sätt.
En grundläggande del av dokumenthantering är att skapa och redigera dokument. Det kan ske genom att använda olika program och verktyg för att skapa textdokument, kalkylblad, presentationer och andra typer av filer. Det kan också innebära att samla in och sammanställa information från olika källor för att skapa dokument.
En annan viktig aspekt av dokumenthantering är att organisera dokumenten på ett strukturerat sätt. Det kan innebära att använda mappar och undermappar för att organisera filer efter ämne, datum eller annan relevant information. Det kan också innebära att tilldela dokumenten lämpliga metadata, såsom titel, ämne, författare och nyckelord, för att underlätta sökning och återfinnande av dokument.
För att dokument ska vara tillgängliga för användare och för att säkerställa att endast auktoriserade personer har åtkomst till dem kan det krävas att implementera och hantera behörighetssystem. Det innebär att bestämma vilka användare eller grupper av användare som har rättigheter att läsa, redigera, radera eller skapa dokument. Det kan också innebära att implementera säkerhetsåtgärder för att skydda dokumenten från obehörig åtkomst, såsom att kräva inloggning med användarnamn och lösenord eller använda kryptering.
Arkivering är en annan viktig del av dokumenthantering. Det innebär att bestämma hur länge dokument ska sparas och hur de ska lagras efter att de inte längre är i aktivt bruk. Det kan innebära att överföra dokument till digitala arkiv, att skriva ut och lagra papperskopior eller att följa särskilda regler och bestämmelser för arkivering av dokument inom specifika branscher eller jurisdiktioner.
Dokumenthantering är:
- En process som involverar skapandet, redigeringen, organiseringen, tillgängligheten och arkiveringen av dokument och information inom en organisation eller verksamhet.
- En effektivisering av arbetsflödet som minskar risken för felaktig information och bidrar till en mer effektiv och organiserad arbetsmiljö.