Digitalisering inom olika branscher och verksamheter är någonting som har funnits på tapeten länge och alla har kommit olika långt i processen. Mognaden och förutsättningarna varierar och med det även utmaningarna. Men den generella uppfattningen är ändå att vi bör fortsätta att utvecklas och digitalisera mera för att hålla oss fortsatt konkurrenskraftiga.

Den digitala transformationen som pågår innebär att kraven på HR ökar. HR har gått från att vara en s.k. stödfunktion till att bli en av de viktigaste i företaget. Hela företaget måste vara med på “digitaliseringståget” och för att det ska vara möjligt så måste rätt kompetens rekryteras, befintlig personal vidareutbildas och arbetsrutiner effektiviseras för att frigöra tid. Det är då vi kommer in på digital HR.

Digitalisering för HR

Så vad innebär egentligen digitalisering inom HR och hur kan vi ta första steget för att förenkla och effektivisera det dagliga arbetet? En god början är att se över de manuella administrativa rutinerna som leder till pappershögar och tar tid från övriga arbetsuppgifter.

Manuella administrativa uppgifter

HR är ett område där det finns gott om rutiner och flöden som kan förenklas och effektiviseras för att processer som rör t ex rekrytering, utbildning, anställningsförhållanden, anställningsavtal, klagomål, anställdas rättigheter, hälsa och säkerhet ska fungera så smidigt som möjligt.

Systemstöd för HR

Inom HR är många olika roller involverade. Att ha systemstöd som håller ordning på allt som ska göras i rätt tid är ett underbart hjälpmedel. Uppgifter kan med automatik föras över från roll till roll. Även om man är få så behövs stöd så att man själva inte glömmer bort någon uppgift eller missar en deadline.

Skaffa stöd för hela HR-cykeln

Det finns system som kan stötta HR genom hela livscykeln, från rekrytering till avslut. Exempel på vad ett sådant system kan hjälpa till med är:

• Rekrytering – Från idé om en ny tjänst bör tillsättas eller ersättare behövs till att ansökningar börjar strömma in. Kravprofil, annons, internt/externt
• Sekretess och GDPR – dataskyddsförordningen
• Anställning – CV, göra urval, intervjua, jämföra kandidater, kontrollera referenser, lämplighetstester, anställningsavtal, anställningsbrev, avslagsbrev
• “Att göra innan X börjar” – personuppgifter, bank, tjänstepension, beställa utrustning, försäkringar
• Onboarding – välkomstpaket, introduktionsplan, fadder, preparera arbetsplats, personalguide, kontorsguide
• Personalaktiviteter – friskvård, företagshälsovård, kick-offer, födelsedagar, fester, jubileum,
• Medarbetarutveckling – utvecklingssamtal, vidareutbildning, kompetensinventering, lönesamtal
• Kompetensförsörjning – roller, karriärplaner, successionsplaner, talangpooler, kompetensinventering, kompetensöverföring
• Avslut – uppsägningar, pensionsavgångar, avsked, återlämnande av utrustning,

Vill du veta mer om hur ni kan skapa ordning och reda och få flow i din organisation?