Om du planerar att införa ett system för att hantera och hålla ordning på dokument och papper – ja alla sorters filer – så läs dessa råd innan du går vidare. Det finns idag vissa områden som man måste tänka på för att så smidigt och snabbt som möjligt kunna komma igång med ett dokumenthanteringssystem. Här presenteras de fem viktigaste. Om du vill veta mer är du välkommen att kontakta oss.
Kravställning av system för dokumenthantering
1. Webb-klient
Idag ska man – för att säkerställa maximal användbarhet – leta efter ett system som ger full funktionalitet i ett webbläsarbaserat gränssnitt. Det som vi kallar en webbklient.
Fördelen med en webbklient – som är baserad på HTML – är att den kan köras på alla plattformar. Den är därmed välutrustad för att möta både nuvarande och framtida behov. Systemet har ett enkelt och lättförståeligt användargränssnitt som man känner igen från dagens kända applikationer. Det gör det enklare för alla att börja arbeta med ett dokumenthanteringssystem.
2. Flytta till molnet
När du kombinerar molnet med en webbklient får du programvara för dokumenthantering som är både serviceorienterad och skalbar till en verkligt låg kostnad. Många erbjuder idag både moln och lokala system, vilket hjälper organisationer som behöver en hybridlösning på grund av lag- och sekretesskrav som måste efterlevas.
DocuWare Kinetic Solutions är färdiga lösningar som kan implementeras på tre dagar, inklusive tid för användarutbildning. Implementeringen går mycket snabbare tack vare att roller, åtkomsträttigheter, söktermer och arkiveringsregler redan finns i systemet. Man drar här nytta av att resultat från forskning inom området finns inbyggt.
3. Mobila applikationer
När du väljer ett dokumenthanteringssystem ska du leta efter ett som ger mobil åtkomst till de viktigaste funktionerna och stödjer alla större mobila plattformar (Android, iOS, Windows Phone)
DocuWare erbjuder t ex en gratis mobilapp – PaperScan – som gör det enkelt att skanna kvitton och andra dokument med mobilens kamera. När du har tagit bilder av dina dokument kan dessa filer automatiskt laddas upp till Dropbox, Google Drive eller din dokumenthanteringslösning, precis som traditionellt skannade dokument.
4. Automatisk indexering
För att säkerställa att de blir lätta att komma åt och hitta måste innehållet indexeras. Vid manuell indexering måste en användare lägga in information i olika fält för ett dokument, vilket är tidskrävande och kan leda till fel. Automatisk indexering, å andra sidan, gör det enkelt att lagra och arkivera dokument när de fångas.
Idag finns intelligent teknik för indexering. Den använder maskininlärning och kan identifiera de mest relevanta indexposterna baserat på användarens tidigare åtgärder. Ett sådant system lär sig och gör mer och mer rätt för varje nytt dokument – vilket ständigt förbättrar systemets prestanda.
5. Skalbar lösning
För många organisationer är det meningsfullt att börja i liten skala med dokumenthantering och bara skapa en lösning för en avdelning eller process. Men om du bestämmer dig senare för att utöka användandet av dokumenthantering, behöver man inte implementera ett nytt system och åter utbilda dina användare.
Därför är det viktigt att välja system för dokumenthantering som är helt skalbart och som fungerar optimalt oavsett om du börjar med några användare på en avdelning eller täcker alla avdelningar med en omfattande lösning. En skalbar lösning kan växa med organisationens behov, oavsett antal användare eller arkiverade dokument.