Även mindre företag kan vinna mycket på att bli pappersfria. De mest självklara fördelarna består av ordning och reda samt tid- och kostnadsbesparingar. Men det kan även innebära sådant som ökad säkerhet, positiva beteendeförändringar och ett högre medarbetarengagemang.
Vad behövs för att börja resan mot att bli ett pappersfritt kontor?
- Ett standardsystem för ärendehantering (tex. DocuWare)
- En scannerlösning (egen eller som tjänst)
- Digital signering (om det inte finns i ärendehanteringen)
Steg 1- Ärendesystem
Det är lätt att tänka att e-post, som är en digital brevlåda, är ett steg i rätt riktning mot digitalisering och ett pappersfritt kontor. Det stämmer till viss del, men det även e-post involverar en hel del manuellt arbete.
Hur ser det ut i din egen inkorg? Har du stenkoll på email-trådar och bilagor? Eller får du vanligtvis leta efter de dokument du behöver för att sedan ladda ner, ladda upp till rätt plattform eller vidarebefordra till rätt person?
Skapa istället ett sätt att ta emot digitala dokument. E-postadresser som gör att e-post med bilagor hamnar direkt i ett ärendesystem.
Steg 2 – Sammanställ en lista
Efter att ha inventerat era digitala inkorgar är det dags för den fysiska brevlådan. Vilka är det som skickar information i pappersformat till er idag? Det kan till exempel innebära fakturor, avtal eller till och med kataloger och erbjudanden.
Gå igenom vilka det är som skickar pappersinformation till er och sammanställ en lista.
Steg 3 – E-post framför traditionella brev
När du har skapat dig en tydlig bild av vilka kontakter det är som bidrar till pappershögarna på ditt kontor är det dags för nästa steg. Be alla som idag skickar digitala dokument till er att skicka till rätt inkorg. Alla digitala dokument ska skickas vidare till ärendesystemet.
Undersök också om de som idag skickar brev till er kan gå över till e-post. Finns t ex katalogerna i ett digitalt format? Måste adressändingarna skickas med vanlig post eller räcker det med e-post?
Givetvis finns det undantagsfall som kräver att en papperskopia finns lagrad någonstans. Men i övrigt så är ett av målen att minimera antalet fysiska dokument och brev.
Steg 4 – Scanna inkommande brev
I de fall där det inte går att få dokument i ett digitalt format finns möjligheten att få dem inscannade. Det finns då två tillvägagångssätt.
Alternativ för inscanning av pappersdokument
- Det första sättet är att skaffa en egen scanner och en scanningprogramvara eller modul så att ni kan göra det själva. Beroende på vilket program ni använder kan ni behöva komplettera med information manuellt.
- Det andra sättet är att undersöka leverantörer som kan sköta inscanningen åt er. Att köpa in tjänsten är som mest fördelaktigt om det handlar om riktigt stora volymer dokument.
Steg 5 – Uppsättning av flöden
Sätt upp flöden i systemet för de vanligaste dokumenten. Gör det enkelt till att börja med. Till exempel: Ska fakturor attesteras före betalning? Ska inköpsorder över visst belopp godkännas? Skapa workflow för sådant.
Steg 6 – Skriv ned era nya pappersfria rutiner
Informera internt och se till att alla vet hur ni ska göra samt var informationen finns dokumenterad. Hur hanterar ni er information nu? Vad gäller när ni tar in nya leverantörer? Synliggör rutinerna på era gemensamma plattformar såsom exempelvis intranätet.
Steg 7 – Justera webbinformation
Uppdatera den egna informationen på alla era plattformar. Byt ut fakturainformation på siten och tydliggör vart ni önskar att informationen ska skickas. Ändra även informationen som ligger i egna mallar och dokument.
Byt ut kontaktformulär som innebär att informationen som fylls i hamnar i mailboxen (t ex. kontaktmail). Koppla formulären till ett system eller motsvarande där uppgifterna skickas in och lagras.
Steg 8 – Lev som ni lär
Uppdatera “snigelposten”. Byt ut de cirkulerande kuverten och sätt upp en intern plattform för kommunikation och lagring av mindre känsliga gemensamma dokument. Det finns gratisalternativ för sådant.
Vill du veta mer om hur ni kan effektivisera era rutiner och flöden?
Fråga oss om du vill veta mer om hur du kan ta nästa steg på din digitaliseringsresa. Kontakta oss