Varför e-mail management? Enligt McKinsey spenderar vi i snitt 28% av vår arbetsvecka på e-mail management. Desto större organisation, desto fler e-mail skickas, vilket i sin tur innebär större tidsåtgång. På en individnivå, innebär det i längden att vi får mindre tid över till andra mer värdeskapande arbetsuppgifter. För företaget innebär det onödiga administrationskostnader.

Ordning och reda

Som alltid, när det kommer till ordning och reda, så finns det bara tydliga fördelar. Ledordet, med allt vad det innebär, är “effektivisering”. Det innebär till exempel minskade kostnader, enklare att sortera information, bättre sökbarhet och som sagt – mer tid över till annat.

Men för att skapa ordning och reda i sin inkorg behövs någon form av rutin och en process för hur man ska gå tillväga. Sen om processen är manuell eller automatiserad är dels en fråga om vilka behov som finns, men även om hur verksamheten är uppbyggd.

Manuell e-mail management

Digitalisering för många gånger tankarna till digitala system som med hjälp av olika sorters teknik ska underlätta i vår vardag. Givetvis finns många fördelar med flera av dessa system och verktyg (annars skulle de inte finnas), men det innebär inte alltid att det finns ett behov eller att organisationen är redo för ett sådant steg.

Den första åtgärden när man vill hitta lösningar som underlättar och skapar ordning och reda i just inkorgen är att man attackerar problemet med hjälp av en enklare manuell lösning.

Exempel på en enkel manuell “lösning”

Vid en snabb googling så finns det flera olika metoder att använda sig av. Det allra enklaste sättet och det som fungerar oavsett vilket program som används (från gmail till outlook) är att sätta upp en enklare mappstruktur som är action/task-baserad.

“Inbox zero”

Inbox zero är ett exempel på en sådan manuell process för märkning och organisering av din mailkorg. Tanken är att systemet ska hjälpa dig att uppnå och upprätthålla en tom inbox med noll olästa e-postmeddelanden som väntar på svar. Detta åstadkommer man med hjälp av just en mappstruktur som är baserad på vad för typ av action som måste tas.

Är du nyfiken på metoden och tillvägagångssätt? Här kan du läsa mer om inbox zero.

Filter

Andra enkla saker som kan vara till stor hjälp är att använda sig av e-posthanterarens filter. Sätt upp filter baserat på ämne eller avsändare – så att förbestämda mail (baserat på regler du sätter upp) per automatik skickas till den mapp de tillhör eller kanske direkt till skräpkorgen.

Ett tips här är att även se över källor – vart och från vem kommer de flesta emailen ifrån?
Vissa företag har en stark, men onödig, “CC-kultur” och då kan det vara dags att se över rutinerna på företaget. Behöver alla som är inkluderade i email-tråden faktiskt vara inkluderade?

Rutiner och processer

Genom att ta exemplet med inbox zero så blir det tydligt att även manuella lösningar kräver sina rutiner och processer.

Rutin – kan t.ex. avse en viss frekvens: när och hur ofta?
Process – alla de manuella moment/steg som användaren går igenom.

Utan ett system och en leverantör med tillhörande best practise kan startsträckan vara aningen längre – givetvis beroende på tillvägagångssätt. Oftast blir det ett löpande arbete där man testar sig fram för att se vad som fungerar bäst. Men oavsett hur eller vem som tar fram dessa rutiner och processer så är det viktigt att det finns nedtecknat hur alla dessa steg ser ut om det ska användas av flera personer.

Fundera och dokumentera

Ett vanligt misstag när man tar fram en process för manuell e-mail management är att man glömmer bort viktiga aspekter såsom säkerhet och GDPR. Ett exempel på det är t.ex. bilagor (e-mail attachments), där felaktig lagring kan innebära brister då det kommer till både säkerhet och GDPR-compliance. Här kan du läsa mer om varför du ska undvika att bifoga e-mail attachments till dina mail.

Exempel på frågor att fundera över:

• Hur länge ska mail sparas i inkorgen?
• Hur ska e-postbilagor hanteras?
• Vilken typ av information ska sparas?
• Vad kan raderas på en gång?

Automatiserad e-mail management

Det är lätt att tänka “marknadsföring” när man pratar om automatiserad e-mail management, men det är bara en liten del av det stora hela. I en tid då det mesta digitaliseras så finns ett stort behov av att lagra information säkert och tillgängligt för att försäkra att ingenting hamnar på villovägar, till exempel att det försvinner eller hamnar i fel persons händer.

I större verksamheter så kan vi också vara beroende av att rätt information eller tasks följs upp vid rätt tid och av rätt person. På ett företag där inflödet av e-post är av stor kvantitet så kan det behövas en lösning för att automatisera e-posthanteringen och därmed lägga en god grund för digitaliseringsarbetet och hela verksamhetens effektivitet.

Med en automatiserad e-mail management kan du till exempel:

• Säkerställa leverans av e-mail
• Ha alla dokument säkert lagrade och lätt tillgängliga
• Fördela och följa upp tasks
• När ska man automatisera hanteringen av e-mail?

Ofta är det vanligt att röran upptäcks för sent – när oredan redan är uppenbar och frustrationen börjar ta över. Men frustration över en rörig inkorg innebär inte alltid att det är dags för automatisering och inköp av nya system. Ofta räcker det med att uppdatera sina rutiner och arbetssätt.

Några tecken som däremot pekar på att det är dags att ta nästa steg mot att automatisera din e-mail management är:

• svårigheter att organisera samt följa upp tasks som kommer in via email
• du skickar och spårar viktiga dokument manuellt, till exempel fakturor eller avtal
• du lägger för mycket tid på att växla mellan olika program och system. Till exempel e-postprogrammet, ditt dokumenthanteringssystem och tredjepartsapplikationer
• du har ingen effektiv standardmetod för att hämta relevant e-post när det begärs
• en rutin som är oftast förekommande i ditt dagliga arbete är en manuell rensning av din skräppostfyllda inkorg

Digitala verktyg och system

Det finns en uppsjö av olika verktyg och system som kan vara till stor hjälp med e-posthanteringen. Det gäller att hitta rätt system för rätt behov – både nuvarande samt framtida. Många av dessa är inte heller begränsade till just den specifika uppgiften utan kan även integreras med andra system som tex. CRM, programvaror för ekonomihantering eller samarbetsverktyg. I ett system som DocuWare finns det till exempel stöd för arbetsflöden, man kan spara och koppla dokument till dessa flöden och systemet är lätt att anpassa när rutinerna förändras.

Vill du ha hjälp med att se över dokumenthanteringen samt vilka rutiner som kan effektiviseras?