Sannolikt har ni hört talas om papperslösa kontor länge. Numera är det en dröm inom räckhåll. Med hjälp av effektiv digital dokumenthantering är det på väg att bli verklighet.
Det finns flera anledningar till att sträva mot ett papperslöst kontor. Ett givet argument är självfallet den miljömässiga aspekten av det hela, men även det faktum att så mycket av all dokumenthantering redan sker digitalt idag – det innebär att man tvingas till jobbiga hybridlösningar om han inte har en uttalad strategi och verktyg för att hantera dokument digitalt.
Det papperslösa kontoret
Redan på 70-talet började man tala om det papperslösa kontoret så det är inte helt orimligt att anta att ni har stött på frasen mer än en gång. Och när persondatorerna började få sitt stora genombrott på 90-talet blev talet om det papperslösa kontoret än vanligare. Genom åren ökade dock pappersproduktionen stadigt. Sedermera planade pappersanvändandet ut och numera finns flera smarta system för digital dokumenthantering i vitt skilda verksamheter.
Idag har i princip alla arbetsplatser något slags digitala lösningar för hur dokument ska hanteras. Det kan vara så enkelt som en delad hårddisk där användare kan ta del av information – Google drive är ofta ett naturligt nästa steg – men ju mer komplex hanteringen och kraven och önskemålen blir så tvingas man utveckla rutinerna.
Konvertera papper till digitala dokument
Den digitala hanteringen av dokument i dess mest grundläggande form kan till exempel röra kontrakt och fakturor som scannas in och konverteras till pdf-filer.
För det är ju så att även om din organisation har som strävan att alltid arbeta med digitala dokument så är det inte säkert att företag, privatpersoner eller myndigheter man interagerar med alltid är digitala. Det kan komma allt från pappersfakturor till någon som söker ett jobb med hjälp av ett printat cv.
Inscanning av dokument
Det innebär att man måste ha strategier och rutiner samt verktyg för att konvertera papper till digitala dokument. En metod för att digitalisera pappersdokument kan vara i form av scanning där dokumentet blir digitalt i form av en pdf-fil. Pdf-filen kan sedan enkelt göras sökbar på metadata och i de flesta fall kan man numera även fritextsöka på pdf-filer.
Numera finns programvaror som kan göra ditt kontor papperslöst. Givet alla rutiner som ska ändras och arbetsflöden som ska ses över så det göras på omkring 90 dagar. (I white papret ”Skapa Flow – Fri från papper på 90 dagar” kan du läsa mer om hur det kan gå till.)
Arbetsflöden i dokumenthanteringssystemet
För att på sikt hantera all information och dokument digitalt måste all data samlas in från olika källor och lagras centralt. Därefter kartläggs alla arbetsflöden så att relevant information kan flyta på ett smidigt sätt till rätt personer i organisationen.
Ett enkelt exempel är fakturor som enkelt scannas in (om det inte redan kommer i elektronisk form). Med hjälp av programvaran kan man läsa av belopp och enskilda poster och sedan åker fakturan vidare i ett arbetsflöde, någon ska till exempel attestera, någon kanske ska bokföra den.
Sträva efter att få logiska flöden i systemet för de vanligaste dokumenten. Det behöver inte vara så komplicerat som det låter. Till exempel: Ska fakturor attesteras före betalning? Ska inköpsorder över visst belopp godkännas? Behöver du exportera fakturan till andra system för att till exempel en betalning ska verkställas.
Rutiner för att ta emot digitala dokument
Det är även klokt att skapa rutiner för att ta emot digitala dokument. Ett knep kan vara att man utformar e-postadresser på ett sätt som gör att e-post med bilagor hamnar direkt i ett ärendesystem som är relevant. Leverantörer och kunder som idag skickar fysisk post kan ofta utan några större problem börja kommunicera digitalt med er – det kostar inget att fråga om de har möjlighet att byta rutiner och gå över i digital form.
De flesta system erbjuder idag goda integrationsmöjligheter till andra system för en fullständigt digital dokumenthantering. Systemen måste ”prata” med varandra och kunna samsas under en och samma grundstruktur.
Konfigureringen mellan systemen är normalt sett inte alltför komplicerad. Om ni köper ett system som ska hjälpa er att hantera dokument digitalt så glöm inte bort att ställa krav på leverantören att era programvaror måste kunna kommunicera med varandra. Och vid implementering av ett system för att hantera dokument och information digitalt så säkerställ att ni inte bara får tillräckligt med utbildning utan att det även ingår support när systemet väl är uppe. Saker kan alltid gå fel och det kan dessutom uppstå buggar i alla digitala system som kräver professionell hjälp för att komma till rätta med.
Strategi för effektiv digital dokumenthantering
Idag är det inte ovanligt att företag saknar en formulerad strategi för digital dokumenthantering. Särskilt om det gäller ett mindre företag. För företag som är små- till medelstora är det klokt att välja lösningar som är branschoberoende. Och vare sig du jobbar med HR, finans eller sälj så finns det idag både ett behov av, och många fördelar med, dokumenthantering.
Digitalisera HR-avdelningen
Just digital HR är ett område där det blir tydligt hur man kan smidigt kan uppnå ett helt annat flow med hjälp av digitala dokument. Rekryteringsprocesser, sekretess, GDPR, anställning, onboarding och personalaktiviteter är bara några HR-områden som normalt sett är tunga pappersslukare. De skulle om de hanteras digitalt, bli betydligt effektivare.
Förbättrat samarbete
Digital dokumenthantering leder dessutom ofta till bättre samarbeten inom en organisation. Tack vare att medarbetarna får mobil åtkomst till arbetsflöden så minskar risken för kommunikationsmissar. Missar som kan uppstå när team och avdelningar är decentraliserade och geografiskt fördelade. Informationsflödet görs tillgängligt på ett enklare sätt för behöriga användare.
Information tillgänglig för hela organisationen
Och inte minst innebär lösningarna för hur man hanterar dokument digitalt att det blir individuella och kollektiva roller. Det är sedan rollerna som får tillgång till informationen istället för namngivna individer – på så sätt betraktas organisationen i ett bredare perspektiv vilket ökar möjligheten för både ”vi”-känsla och samarbete.
Versionsspårning och dokumenthistorik
En vanlig utmaning kring digital hantering av dokument är vikten av att man kan spåra vilka olika versioner som finns av dokument. Det innebär att man kan följa ett dokuments historiska utveckling. Ibland blir man tvungen att backa tillbaka och få spårbarhet – ibland är det nödvändigt av legala skäl.
Mappstruktur
För att underlätta och spara tid är det bra om systemet erbjuder en mappstruktur så man snabbt kan hitta det dokument man behöver utan att behöva söka. Och självfallet kan man skräddarsy sin egen mappstruktur beroende på vilken arbetsuppgift man har.
Säkerhet och sekretess
Om systemet ska installeras lokalt eller i form av en molntjänst beror dels på frågor som rör driftsäkerhet men även grad av sekretess på dokumenten och informationen. Den tidigare rädsla som fanns för molntjänster är numera ersatt av insikten om molnets förtjänster, inte minst ur säkerhetssynpunkt.
Ett minimikrav du absolut bör ställa på systemet är att det är helt anpassat för mobil eller läsplatta. Det eftersom vi numera utför mycket av vårt arbete utanför kontoret.
Dokumenthantering och GDPR
Det finns även legala hänsyn att ta i beaktande. Dataskyddsförordningen, mer känt som GDPR, innebär till exempel att vissa digitala dokument inte måste gallras bort efter en tid. System som har en automatisk gallringsfunktion som tar bort dokument som enligt lag inte får lagras allt för länge är ett smidigt och tidseffektivt sätt att säkerställa att de legala kraven uppfylls.
Ett exempel på det är rekryteringsprocesser. I samband med en sådan kan du erhålla ett stort antal CV:s vid olika tidpunkter. Enligt lag får de inte sparas allt för länge, då är ett automatiserat gallringssystem till stor hjälp.
Lösningar för digital dokumenthantering
Beroende på vilken typ av organisation du är verksam inom finns olika lösningar. För små eller medelstora organisation är programvaran Docuware ett bra hjälpmedel som uppfyller alla krav som diskuterats ovan.
Systemet ger möjlighet även för mindre aktörer. Det eftersom programvaran och dess licenser inte är speciellt dyra – det ska inte behöva kosta skjortan att bli digital.
Visionen om det papperslösa kontoret har funnits länge. Nu är det på väg att bli verklighet tack vare de system som finns för effektiv digital dokumenthantering.