Bättre samarbeten med digital dokumenthantering

Posted on by annette tysander

Hur digitalisering uppmuntrar till samarbete

Innan vi ens drömde om hur teknik skulle kunna möjliggöra samarbete på nya och spännande sätt, sa Charles Darwin: ”Det är mänsklighetens långa historia som säger att de som lärde sig att samarbeta och improvisera blev mest effektiva.” Kontorsautomatisering förbättrar tillgången till information och uppmuntrar till kreativ problemlösning. All behörig personal ges insyn i affärsprocesser som påverkar deras jobb. Medarbetare kan själv leta upp information istället för att kontakta någon på en annan avdelning och eventuellt störa dem. Man blir van vid roller, grupper och ansvar. Med hjälp av automatiserade arbetsflöden har alla inblandade insyn i varje steg i en process och vet vad den går ut på.

Gartners analytiker Christie Struckman noterar i en ny rapport (Changing Behaviors: From Working in Silos to Working Collaboratively) om förändring av beteenden: ”Förändrat samarbete kräver att både individer och grupper börjar arbeta på olika sätt, att fatta beslut annorlunda och att inte längre ha någon som är den enda som kan en sak“. Hon poängterar att en atmosfär, där samarbete blomstrar, kräver förändring i tankesätt såväl som i användande av teknik. Det handlar om att få människor att se bortom de uppgifter som står i deras faktiska arbetsbeskrivningar och istället fokusera på hur de kan öka värdet för organisationen som helhet.

Digital dokumenthantering

När en organisation implementerar dokumenthantering och kontorsautomatisering lagras alla dokument digitalt. Det innebär ett team kan fatta beslut med samma information och utifrån samma dokument. De kan göra noteringar direkt på dokumentet eller redigera det med versionskontroll, för att hålla reda på förändringar och vem som har gjort vad. Det kommer inte längre att finnas flera dokumentversioner av ett dokument som hör till en och samma arbetsuppgift, vilket minskar fel och effektiviserar samarbetet. Detta underlättar dessutom förståelsen av en process från början till slut.

Fem sätt för att arbeta mer effektivt

1. Alla använder samma digitala verktyg och det främjar tvärfunktionell kunskapsöverföring och samarbete. En och samma dokumenthanteringslösning kan anammas av hela företaget.

2. Mobil åtkomst till arbetsflöden minskar kommunikationsmissar som kan uppstå när team och avdelningar är decentraliserade och geografiskt fördelade.

3. Avancerade säkerhetsfunktioner skyddar data och intellektuellt kapital samtidigt som informationsflödet görs tillgängligt för behöriga användare.

4. Dokumenthanteringslösningar definierar individuella och kollektiva roller istället för namngivna individer. Det ger medlemmar i arbetsgrupper möjlighet att betrakta sina team och sin organisation i ett bredare perspektiv.

5. Intuitiv dokumenthanterings- och kontorsautomatisering tar över repetitiva rutinuppgifter från medarbetare och skapar mer tid över för meningsfullt arbete.

Automatiserade arbetsflöden

Införandet av en lösning för dokumenthantering och automatisering av arbetsflöden ökar möjligheterna att dela idéer om processförbättringar. Centralkontor, distansarbetare och geografiskt fördelade team får samma tillgång till information och processerna blir fullständigt transparenta.

Få en smidig rekryteringsprocess

Posted on by annette tysander

Alla som har rekryterat vet hur otroligt rörigt det blir så fort man har fler än tre kandidater för en tjänst. Det kan ibland vara argumentet för att använda en dyr rekryteringsbyrå. Man klarar helt enkelt inte av att hantera processen internt.

Om du är rädd om ditt företags rykte måste du säkerställa att alla som söker jobb hos dig får en bra upplevelse, oavsett om dom får jobbet eller inte. Bortglömda ansökningar, brist på återkoppling och röriga intervjuer ger en dålig bild av er som arbetsgivare och kan göra att toppkandidater hoppar av. Därför behöver du säkerställa att ni har en smidig rekryteringsprocess.

Rörig rekrytering

En rörig process leder även ofelbart att man bryter mot GDPR. Till exempel så kan det handla om en brist på godkännande om lagring av personuppgifter eller bortglömda CV:n på den delade hårddisken. Alla uppgifter som direkt eller indirekt på något sätt kan kopplas till en specifik person omfattas av GDPR, även listor, anteckningar eller kalkylark som skickas via mejl.

Väl definierad och smidig rekryteringsprocess

Med en väl definierad process och ett flexibelt IT-stöd kan man hantera många parallella rekryteringar med ett stort antal kandidater utan att tappa kontrollen. Det finns en rad skräddarsydda rekryteringssystem på marknaden. Och dom är jättebra på rekrytering, men tyvärr bara just det – rekrytering. Det kan även bli kostsamt för mindre företag med ett specialsystem enbart för rekryteringsprocessen.

Istället för ett specialsystem kan man istället ordna stödet från ett system som klarar vilka processer som helst. Som ett dokument- och ärendehanteringssystem. Där kan ni själva bestämma hur rekryteringsprocessen skall se ut.

Rekryteringsprocessen skulle kunna se ut så här:

  1. Ansökan mottages och GDPR-säkras – Bilagor som CV och personligt brev läggs i tryggt förvar i systemet.
  2. Initial bedömning av ansökan – Om kandidaten inte är lämplig för jobbet går ett tackmail ut automatiskt och kandidaten lyfts ur processen.
  3. Kallelse till intervju – Systemet kallar till intervju och mötet läggs in i kalendern.
  4. Utvärdering efter mötet – Om kandidaten inte går vidare skickas ett mail där man tackar och kandidaten lyfts ur.
  5. Ytterligare kvalificering – Man kan också poängsätta kandidater och skapa en lista med finalister som får göra tester och komma på ytterligare intervjuer.
  6. Arkivering av information – När valet gjorts och vinnaren anställts kan rekryteringsprocessen stängas och all information arkiveras.
  7. Tillgänglig information – Kanske finns det bra kandidater ni kan kontakta nästa gång det är dags att rekrytera. All information finns då strukturerad i systemet.

Processen ovan är ett exempel och den går givetvis att utforma på många olika sätt, beroende på hur ni vill rekrytera. Man kan utöka processen att inkludera onboarding av nyanställda och mycket annat.