Digital avtalshantering passar i princip samtliga branscher och företag över en viss storlek.
Sedan finns det några branscher där den potentiella nyttan är än större. En av dessa branscher som med all sin komplexitet är särskilt lämpad är fastighetsbranschen.
Digital avtalshantering fastighetsbolag
Numera går allt flera företag och organisationer över till digital avtalshantering. Det är helt naturligt givet vår alltmer digitaliserade samtid. Med nya, säkra och juridiskt bindande elektroniska signaturer finns det idag ingen egentlig anledning att inte hantera alla typer av avtal digitalt.
Den kritiska massan för när en digital avtalshantering är lämplig blir allt mindre. Idag är det inte ovanligt med digital hantering av avtal även hos mindre företag. Även privat hanterar vi allt flera av våra transaktioner och avtal digitalt tack vare utvecklingen av Bank-id och liknande tjänster.
Fastighetsbolag och hantering av avtal
Vissa verksamheter är än mer lämpade än andra för just digital avtalshantering. Fastighetsbranschen, som i många avseenden är rik på olika slags avtal med många underleverantörer, hyresgäster, entreprenörer med flera är särskilt lämpad för en digital avtalshantering.
Dessutom är fastighetsbranschen ovanligt avtalsintensiv då den är så tätt lierad med juridiken där man som företagare eller organisation uppbär en mängd skyldigheter och rättigheter som är reglerade i lag. Jordabalken med dess regler kring fast egendom ställer därtill formella krav på avtal som inte förekommer inom andra avtalsområden.
Stora vinster för fastighetsbranschen
Sammantaget innebär det här att just fastighetsbranschen har stora vinster att göra genom att lägga om sin hantering av avtal till ett digitalt förfarande.
Den digitala avtalshanteringen är inte bara lämpad utan även en konkurrensfördel oavsett om man är verksam inom allmännyttan, som ägare av privata hyreslägenheter, kommersiella fastigheter, eller om man är inriktad på fastighetsaffärer, förvaltning eller entreprenad.
Sveriges Allmännytta, tidigare SABO, som är en bransch- och intresseorganisation för över 300 allmännyttiga kommunala och privata bostadsföretag över hela Sverige inledde redan 2019 en seminarieserie kring hur ”digitala verktyg och bättre planering kan halvera byggpriserna”.
Bland de digitala verktyg som gås igenom utgör en inte helt oväsentlig del just digital hantering av avtal.
Fördelarna med digital avtalshantering för fastighetsbranschen är flera och väldigt påtagliga
- Det går snabbare att få en överblick och flera sök- och larmfunktioner kan enkelt automatiseras
- Det är enkelt. Standardiserade eller specialutformade avtal kan smidigt distribueras
- Det är säkert. E-signering i olika former gör avtalen juridiskt bindande
Förutom de ovan nämnda uppenbara fördelarna finns det flera affärsmässiga aspekter att beakta.
Ekonomistyrning
Med en digital avtalshantering minimerar- eller exkluderar du risken att missa uppsägningstider och automatiska avtalsförlängningar. Det kan handla om allt från hyreskontrakt till prenumerationer eller andra abonnemang.
Administration
Med en digital avtalshantering får du ett likriktat administrativt system i alla dina enheter inom företaget eller organisationen. Inga ”hemmagjorda” lösningar som blir personberoende. Du får snabbt och lätt en översikt och struktur över samtliga avtal som hanteras. Sökbarhet och automatisering bidrar till en ännu högre effektivitet.
Säkerhet
Rätt person på rätt plats gör rätt åtgärd. Den digitala avtalshanteringen säkerställer att inte obehöriga personer eller funktioner får access till känsliga eller affärskritiska avtal. Olika användare, dotterbolag eller avdelningar får tillgång till de avtal som de förväntas ha tillgång till, på så sätt undviker du även onödigt dubbelarbete vilket innebär kostnadsbesparingar och en förbättrad och förenklad arbetsmiljö för personalen.
Ställ om fullständigt och bli digital fullt ut
Skanna in samtliga avtal som är relevanta (du kan ha kvar ett pappersarkiv av legala eller historiska skäl). Alla fördelarna med digital hantering kommer dig då till gagn. Just sökbarhet och automatisering är två områden där du snabbt kan spara både tid och resurser varför det ofta är värt mödan att skanna in fysiska avtal.
Fördelar digital avtalshantering
Givet den tid vi lever där en allt större del av vår tillvaro, både på jobbet och privat, blir digitaliserad finns det ingen ursäkt för att inte hantera ett så viktigt område som avtal på ett optimalt och modernt sätt. Med digital avtalshantering spar både tid och pengar, dessutom genererar det nya affärsmöjligheter.