Strävar du efter ett papperslöst kontor?
Nu är det dags att ta steget fullt ut.
Se till att dina viktigaste juridiska dokument och avtal blir digitaliserade.
Ett ofta eftersatt område inom digital dokumenthantering är digital avtalshantering. Av tradition är det lätt hänt att man fortsätter hantera avtal på gammalt manér, med papperskopior. En anledning därtill är avtalets juridiska tyngd och karaktär.
Avtal är juridiska handlingar och det ”känns” ofta bättre och mer påtagligt att ha utskrifter av avtalen. De ska även nästan alltid signeras för att vara giltigt och juridiska gällande. Det bidrar till att vi mer eller mindre slentrianmässigt fortsätter med en analog hantering av avtal. Oavsett hur digitaliserat kontoret och verksamheten är i övrigt.
Fördelar digital avtalshantering
Fördelarna med en digital hantering av avtal är dock flera och påtagliga. Idag är det lätt att hantera signaturer på digitala dokument och det finns flera alternativ för att få juridiskt bindande signaturer på dina digitala avtal. Att ta hjälp av Bank-id är bara ett av flera sätt att erhålla juridiskt bindande elektroniska signaturer på dokument och avtal.
Det finns flera fördelar med en digital dokumenthantering överlag och en digital hantering av avtal i synnerhet. En stor fördel är att möjligheten till en snabb och relevant överblick av samtliga avtal är mycket lätt att skaffa sig jämfört med om man måste sortera avtal på papper. Generellt är det inte längre speciellt krångligt att transformera och digitalisera sitt pappersfyllda kontor.
Kom igång med att digitalisera avtalshanteringen
- Se över din situation, hur är avtalen organiserade idag? Förvaras de i pärmar? Finns de inskannade? Är alla avtal samlade på ett och samma ställe eller finns de utspridda?
- Hur ska vi organisera våra avtal digitalt? En framkomlig väg är att dela in avtalen efter verksamheter som till exempel ekonomi/inköp, IT, HR, licensavtal med mera.
- Skrid till verket! Skapa nya avtal med hjälp av enkla mallar eller skanna in äldre avtal, bearbeta avtalen – krävs digitala signaturer, förvalta avtalen med hjälp av automatiserade digitala processer som till exempel flaggar för när ett avtal är på väg att löpa ut.
Förenklad avtalsprocess
Underlättar ekonomistyrningen
Det finns en mängd fördelar med digital avtalshantering. Tack vare de goda möjligheterna till överblick i realtid underlättas ekonomistyrningen och man får en betydligt bättre kostnadskontroll.
Det blir även betydligt lättare att uppnå en enhetlighet i utformning av till exempel konsultavtal och med hjälp av digitala system kan du lätt följa kostnaden på såväl enskilda avtal samt få en mer samlad överblick i form av till exempel listor och diagram.
Juridisk giltighet
Ett avtal är sällan hugget i sten, i villkoren kan finnas förbehåll som är avhängiga av yttre faktorer som till exempel fluktuationer av valutakurser, delmålsuppfyllelse med mera. För en optimal digital avtalshantering är det viktigt att kunna hantera ändringar och samtidigt se till att avtalen fortfarande är juridiskt bindande.
Ändringar i avtal
Grunden och vad allt kokar ner till med ett avtal är trots allt det faktum att det äger en juridisk giltighet. Därför är det viktigt att systemet möjliggör en hantering av ändringar i avtalen – ändringar som måste signeras på nytt av parterna för att avtalet fortsatt ska vara juridiskt relevant.
Korrekt underlag
Dina digitala avtal kan antingen vara utformade utifrån mallar eller unikt upprättade och skräddarsydda specifikt för just ditt avtal. I många avseenden är det självfallet att föredra och eftersträva en enhetlighet. Men skulle utformningen skilja sig något fungerar det också – det viktiga är att avtalen kan integreras med varandra för att säkerställa möjligheterna till en korrekt analys, sammanställningar och statistik.
System för digital avtalshantering
Ett system för digital avtalshantering bör kunna stödja alla typer av dokument. Just förmågan till integration och en dynamisk ärendehantering är några av de största fördelarna med en digital hantering av dokument i allmänhet. Det är minst viktigt när det är avtal som ska hanteras digitalt.
Att bli av med papper i allmänhet är skönt men det är inte där den stora vinsten ligger. Den ligger i förenklade rutiner, processer och en betydligt bättre överblick som höjer effektiviteten. Dessutom innebär det konkreta ekonomiska vinster för ditt företag.